+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как вести правильно личное дело на муниципального служащего

А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение. Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы.

Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ способствует быстрому поиску информации по запросу.

Руководствуются хронологическим принципом, то есть документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы , остальных работников — желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме см. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе посмотрите образец.

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, то есть прошить их в общем деле особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год. В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем.

Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело это нормативное требование. В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела образец приводится по ссылке :.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки.

Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье — Опись дел по личному составу. Подскажите, пожалуйста, если в личном деле муниципального служащего более листов, то формируется второй том?

И какие тогда крайние даты указывать на титульных листах каждого тома? Дело не должно превышать листов. На обложке дела и в описи указываются крайние даты документов каждого тома. Подскажите, пожалуйста, в личном деле сотрудников обязательно иметь свидетельство о браке? Копия свидетельства о браке подшивается в личное дело в том случае, если работник вступил в брак в период работы в данной организации.

Если брак был заключен ранее, то копия свидетельства о браке не включается, так как сведения о составе семьи, браке и др. Подскажите, пожалуйста, при сшивании личных дел на постоянный срок хранения первым идет приказ на увольнений или приказ на прием сотрудника? И еще вопрос: нет подлинников некоторых приказов, мы их заменяем копиями. Может ли сотрудник отдела делопроизводства заверить найденные копии или это должен сделать только сотрудник отдела кадров?

Документы в личном деле размещаются в хронологической последовательности, поэтому первым будет приказ о приеме на работу. Копию документа может заверить любой сотрудник организации.

Подскажите, пожалуйста, каким образом оформляются описи при приеме или передаче личного дела госслужащего? В соответствии с Приказом Фед. Есть мнение, что в текущую опись вписывается личное дело предыдущей гос. Очень хотелось бы ссылок на нормативный документ. Согласно Указу президента РФ от Об оформлении описи в Указе ничего не сказано. Обычно передача оформляется актом приема-передачи и сопроводительным письмом. Как правило, по новому месту службы заводится новое дело. Однако в некоторых органах ведение личного дела продолжается особенно если это одно ведомство.

Нормативными документами это никак не регулируется. В личное дело подшиваются копии личных документов паспорт, документы об образовании и др. Оно должно иметь соответствующий гриф, должны соблюдаться все нормы Закона о доступе к персональным данным.

Тогда при любой проверке проблем не будет. Скажите, а может сотрудник при увольнении забрать личное дело? И на каком законном основании это можно если можно сделать. Это документ организации, он включается в опись дел по личному составу, и храниться в организации 75 лет по последнему изменению в ФЗ — 50 лет для документов с года. Вы можете под роспись ознакомиться с материалами своего личного дела.

Евгения, подскажите, как быть с личными делами работников на срочных трудовых договорах, которые увольняются и принимаются ежегодно в середине года. В этом случае можно порекомендовать вести одно личное дело на одного работника продолжать ведение дела. Нормативными документами это не регулируется, как, впрочем, и ведение личных дел вообще кроме гос. Можно ли документы личного дела педагога систематизировать, то есть 1.

Документы, необходимые при приеме на работу. Трудовой договор, изменения и дополнения к нему, доп. Документы об аттестациях. Документы о повышении квалификации. Постоянно мучаюсь вопросом, в какой последовательности должны располагаться документы в личном деле, когда оно уже передано в архив и должно прошиваться: 1.

Из практики работы по оформлению личных дел могу подсказать такой порядок расположения документов: личный листок по учету кадров, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме, трудовой договор, копии личных документов в порядке значимости паспорт, документы об образовании, СНИЛС…. Далее все документы в хронологической последовательности. Подскажите пожалуйста, личное дело работника который уже был уволен с данной организации, и вернулся через некоторое время личное дело заводится новое, или можно продолжить в старой?

Если перерыв между увольнением и приемом небольшой меньше года , то можно продолжить старое дело, в других случаях заводится новое личное дело. Подскажите, пожалуйста, в личное дело студента подшивается ли зачетная книжка и студенческий билет?

Можно ли их положить в конверт? Нумеровать их как один лист или нумеровать всю зачетную книжку? Зачетная книжка и студенческий билет вкладываются в конверт, вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в конверте; вложения с собственной нумерацией могут нумероваться в общем порядке. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить факт пропажи личного дела давно уволенного сотрудника. Я недавно начала заниматься кадрами и обнаружила, что несколько дел сотрудников уволившихся в году отсутствуют.

Каким именно документом оформляется данный факт? Была бы очень благодарна на ссылку на достоверную информацию по данному вопросу сама ничего не нашла. Пропажа документов и дел оформляется актом. Это пункты 2. Какой заголовок присвоить такому делу? Можно ли туда же включать прочие заявления, докладные записки, объяснительные работников кроме заявлений о приеме и на увольнение? Если нет, то какой заголовок будет у подобного дела? В заголовке дела указывается название документов и их содержание.

Если приказы об отпусках подшиваются в одно дело с заявлениями, то заголовок в номенклатуре дел будет таким: Приказы руководителя организации и заявления работников об очередных оплачиваемых отпусках.

Докладные, объяснительные записки работников, прочие заявления должны подшиваться в отдельные дела. Добрый день! Подскажите, пожалуйста. Сейчас хотим провести архивацию кадровых документов за прошлые года первый раз. Вот что меня интересуют. Хочется личные дела сразу оформить правильно, чтобы, если придется передавать их в гос. Вопрос заключается в том, как правильно архивировать личные дела. Личные карточки форма Т-2 , как мне сказали архивируются отдельно. В личном деле тогда остаются анкета, Трудовой договор с доп.

Все ли эти документы подлежат архивированию? Заранее спасибо. Все перечисленные Вами документы включаются в состав личного дела. Вначале личного дела подшивается ещё личный листок по учету кадров. Подшиваются также заявления о приеме, переводе и увольнении и копии приказов о приеме и увольнении. Должны ли храниться в личном деле приказы о стажировке работника. Приказ о допуске его к работе после успешного прохождения стажировки от 2 до 14 смен.

Полного перечня документов, которые должны входить в состав личного дела, нет. Однако копии приказов о прохождении стажировки, о допуске к работе следует включить в личное дело, так как они непосредственно касаются трудового стажа работника. Передаем личные дела в архив на хранение и составляем описи. Поскольку срок хранения у дел разный 75лет, 50 лет и постоянный , то составляем 2 или 3 описи? И как опись дел с постоянным сроком хранения будет называться: опись дел по личному составу или опись дел постоянного хранения?

Как вести правильно личное дело на муниципального служащего

Купить систему Заказать демоверсию. Порядок ведения личного дела муниципального служащего. Статья На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет.

Личное дело работника формируется в течение всего время работы, В этом случае можно порекомендовать вести одно личное дело на одного . правильно ли я понимаю, что срок хранения личного дела составляет 50 лет​? . заголовок дела: «Личное дело муниципального служащего Иванов Иван​.

Личное дело — правила ведения

Приложение 8. Общие положения. Настоящий Порядок определяет правила ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего и муниципального служащего Кыргызской Республики далее - служащий , а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 26 Закона Кыргызской Республики "О государственной гражданской службе и муниципальной службе" далее - Закон. Под персональными данными служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Порядком. Персональные данные, внесенные в личные дела служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера за исключением сведений, которые в установленных законами Кыргызской Республики случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики, осуществляющее полномочия работодателя, обеспечивает защиту персональных данных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты. Руководство государственного органа, органа местного самоуправления Кыргызской Республики определяет службу управления персоналом или отдельного служащего, уполномоченного по вопросам, ведения, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных служащих далее - уполномоченный по вопросам использования персональных данных для ведения личных дел и несущих ответственность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики за нарушение режима защиты этих персональных данных. При получении, обработке, хранении и передаче персональных данных служащего служба управления персоналом либо уполномоченный по вопросам использования персональных данных обязаны соблюдать следующие требования:. В случае необходимости получения персональных данных служащего у третьей стороны следует известить об этом служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;.

Как вести личное дело работника: образцы оформления

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе.

Личное дело: формируем и оформляем

Все работодатели обязаны вести личные карточки. А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение. Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы. Среди норм федеральных законов можно выделить: — ст.

Как правильно формировать личное дело муниципального служащего

Принят решением Самарской Губернской Думы N от Настоящим Законом в соответствии с федеральным и областным законодательством регулируется порядок ведения личных дел государственных служащих Самарской области и муниципальных служащих в Самарской области далее - государственные и муниципальные служащие с целью обеспечения соблюдения конституционных прав граждан при поступлении на государственную или муниципальную службу и ее прохождении. Настоящий Закон распространяется также на порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Самарской области и муниципальные должности в Самарской области категории "А". Статья 1. Личное дело государственного, муниципального служащего.

Определения термина «личное дело» в Трудовом кодексе нет. Отметим, что муниципальные служащие при ведении личного дела и.. Правильно ли.

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье - особенности ведения и образцы оформления. Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:.

Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал. Значит, они не обязаны вести личные дела? На этот вопрос вы получите ответ из статьи. Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить. Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела.

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Сильвестр

    Назар уже все розяснил??

  2. micfieli

    Про маломерный суд было интересно!

  3. tolico94

    Скажите пожалуйста? ! Если дело было закрыто, могут ли его заново возобновить?