+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Альбом форм кадровых документов

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота. Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др. Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Все рабочее время на подпись документов? Как подписывать документы.

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

HR-консалтинг Мы помогаем в реализации проектов. Тренинги Список и программы наших тренингов. Управление персоналом Подборка наших статей по управлению персоналом.

Трудовой кодекс РФ полный текст в последней редакции. Производственный календарь Производственный календарь , , , , , , , , , Расчет стажа для больничного Онлайн-калькулятор для сложения интервалов стажа.

Альбом унифицированных форм кадровых документов является логическим продолжением Табеля унифицированных форм документов, используемых в организации далее — Табель и содержит все формы, включенные в Табель. Создание альбомов унифицированных форм кадровых документов УФКД обусловлено необходимостью наличия хорошо налаженной информационной базы, более совершенной по сравнению с существующей в организации, содержащей информацию, требуемую для решения задач управления кадрами и наиболее полно отвечающую условиям ее формирования и обработки средствами вычислительной техники ВТ.

Не вступая в спор с государственным стандартом, сформулируем понимание формы документа для наших конкретных целей. Если кадровая служба практикует подготовку бумажных документов с помощью средств ВТ, целесообразно наряду с бумажной формой создать и использовать электронную версию Альбома.

Поскольку Табель и Альбом унифицированных форм кадровых документов являются по своей сути единым информационным массивом, они разрабатываются синхронно, единым творческим коллективом и на основе единых принципов. Создание Альбома представляет собой комплекс задач по унификации текста содержания и бланка формы документа. Разработка унифицированных форм документов производится во взаимоувязке с работами по унификации входящих в них показателей, их упорядочением и классификацией с учетом действующих общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации и локальных классификаторов.

Результатом разработки является эталонный массив унифицированных форм кадровых документов образцов , представляющих собой бланки с текстом, содержащим постоянную для данного документа информацию, и электронный вариант этого же массива. Каждая унифицированная форма в том числе и на бумаге содержит номер, закрепленный за ней в Табеле, и имя файла, в котором она записана, в качестве обязательных реквизитов оформления.

Это же имя файла помещается и в соответствующую графу Табеля унифицированных форм. В тех случаях, когда форма кадрового документа утверждена нормативным правовым актом органа государственной власти, дополнительная унификация его текста не производится. Такой, например, является форма трудовой книжки, контракта. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме, включенной в Табель, на основе анализа ее назначения. При этом устраняется неиспользуемая информация или включается дополнительная, которая не содержалась в применяемой форме.

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов.

Во всех случаях используется двухчастная принципиальная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы и т. Так, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска может выглядеть следующим образом:. По такой же схеме строятся все кадровые приказы. Не менее важным аспектом унификации текстов кадровых документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме.

При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способы фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица. В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста , т.

Такова, например, справка о работе того или иного сотрудника, которая выдается отделом кадров по личному запросу сотрудника или запросу организации.

Основное назначение данной справки — сообщить факт работы Н. Постоянная часть текста формы справки о работе может иметь следующий вид. При составлении текста справки на основе данной формы пропуски заполняются переменной информацией, указанной под строкой.

При анкетной форме представления унифицированного кадрового текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека.

Наименования пишутся как существительные в именительном падеже и располагаются на листе вертикально. Анкетная форма применяется при характеристике одного лица по многим параметрам. Наиболее характерными в этом смысле являются кадровые приказы, вошедшие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации М. В анкетной форме может быть представлен текст характеристики или резюме. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении формы акта о выделении к уничтожению заявлений и иных документов лиц, не принятых на работу, графика отпусков, описи дел по личному составу и др.

В качестве примера использования табличной формы унифицированного текста можно привести опись дел по личному составу:. В работе кадровых служб имеется ряд ситуаций, в которых не используются унифицированные тексты по различным причинам, в том числе из-за недостаточности постоянной информации в документе, делающей неэффективным разработку отдельной формы.

В таких случаях используется метод унифицированной структуры текста, т. Соколова Т. В ряде случаев различные формы текста могут быть использованы совместно.

Например, в форме акта об уничтожении документов кадровой службы , не подлежащих хранению, используются трафарет и таблица:. Унификация языковых средств представления информации рассматривается как выбор одного из нескольких возможных вариантов изложения текста средствами литературного языка. Во всех случаях унификации текстов при оценке вариантных форм предпочтение должно отдаваться кратким формам, единообразию, сокращению трудозатрат и упрощению процесса подготовки и прочтения документов с учетом способов их подготовки, передачи, обработки и хранения.

В случае необходимости включения в текст унифицированных форм кадровых документов значений физических величин единицы их измерения должны быть одинаковыми на протяжении всей формы. Так, если речь идет об оценке производительности труда работника, занятого подшивкой документов в дела, эта производительность должна быть выражена либо в количестве документов в единицу времени, либо в количестве дел в единицу времени, но не то и другое вперемежку. Следует заметить, что названные требования имеют особое значение для кадровых документов, которые в ряде случаев заполняются не профессиональными работниками кадровых служб, а рядовыми гражданами или предназначены для прочтения и использования гражданами.

Установленная структура текста документа является составной частью унифицированной формы, включаемой в Альбом, однако она служит не в качестве постоянной информации будущего документа, но лишь в качестве образца для составления текста и его структуры. Формуляр-образец представляет собой схему расположения всех реквизитов группы документов на листе бумаги стандартных форматов. Перечень реквизитов, которые используются при проектировании бланков кадровых документов, установлен ГОСТ Р 6.

В унифицированные формы кадровых документов в качестве реквизита могут быть помещены сроки хранения документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Основными форматами для кадровых документов являются А4 х мм и А5 х мм.

Рекомендуется выбирать размер бланка унифицированной формы в зависимости от размера текста, который на нем будет размещен. Например, на формате А5 может быть выполнена справка о работе, а также кадровый приказ о приеме на работу одного сотрудника. При проектировании форм кадровых документов следует руководствоваться формуляром, установленным для организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.

При проектировании формы должно быть обращено внимание на удобство ее заполнения, достаточность места, отведенного для переменной информации, в зависимости от того, какие технические средства при этом будут использоваться. Так, следует обращать внимание на запись фамилии, которая может быть достаточно длинной или состоять из двух частей: Преображенский, Смирнов-Сокольский и т.

Размер площади для размещения переменной части документа выражается числом печатных знаков, входящих в ее состав; максимальная длина свободного места для размещения переменной информации определяется на основе просмотра достаточно представительной выборки. Размещать реквизиты следует в очередности, соответствующей их заполнению, исходя из минимальных потерь площадей.

Размещать реквизиты, близкие по смысловому содержанию, надо как можно ближе друг к другу. С разработанных макетов бланков изготавливается пробный тираж для опытного внедрения в отделе кадров организации и кадровых службах филиалов, отделений и т.

В процессе внедрения производится оценка разработанных форм с экономических, технологических, психологических позиций. К числу экономических показателей следует отнести все затраты, связанные с изготовлением бланков, составлением, передачей, обработкой документа и его хранением. Эти затраты зависят от способов изготовления документов на основе унифицированных форм, легкости поиска необходимой формы, способов передачи, хранения массива бланков, а также от ежегодной тиражности каждой формы и трудозатрат, связанных с подготовкой реальных документов.

В данном аспекте особое значение имеет применение средств вычислительной техники и информационных технологий, облегчающих и удешевляющих процессы документирования и использования документации по управлению кадрами. Затраты, связанные с хранением, определяются стоимостью материала, необходимого для их изготовления, способом хранения на бумаге или машинном носителе в зависимости от частоты обращения.

После окончания опытной проверки и внесения необходимых изменений Альбом утверждается приказом первого руководителя организации и становится локальным нормативным актом, обязательным для применения. Если же в Альбом включена общегосударственная форма кадрового документа, то вид соответствующей отметки может быть иным. В случае ведения Альбома лишь в бумажной форме, он может, например, иметь следующую структуру.

Если же в кадровой службе параллельно с Альбомом в бумажной форме используется его электронный вариант, то форма Альбома будет определяться используемой технологией подготовки документов на основе унифицированных форм.

Как уже отмечалось выше, Альбом, как правило, составляется параллельно в бумажном и электронном виде. Наиболее эффективным является использование электронного варианта унифицированной формы. В ходе составления документа постоянный текст дополняется переменной информацией и создается новый текст, который выводится на бумагу и соответствующим образом оформляется или подтверждается электронной подписью в соответствии с нормативными актами и передается по электронным каналам.

Такой документ не создает впечатления трафарета, что особенно важно, если документ адресован гражданам. Например, извещение работающему о том, что организация в его услугах больше не нуждается, по сути, является трафаретом, содержащим повторяющуюся однотипную информацию исключая дату и фамилию.

Вместе с тем психология общения предлагает в данном случае составлять индивидуальный по внешнему виду текст, что и достигается указанным выше способом. Другой вариант — использование унифицированных форм, выполненных в виде бумажных бланков с трафаретным текстом, который заполняется соответствующей индивидуальной информацией: фамилия, имя и отчество, ссылка на необходимый документ, дополнительная информация. Например, письмо-извещение о том, что данный гражданин принят на работу, может выглядеть следующим образом: На основании приказа директора от В случае использования унифицированной структуры текста документ составляется в свободной форме, включая все необходимые блоки информации в установленной очередности.

Унификация текста; унификация бланка; опытная проверка бланков;утверждение и оформление Альбома;порядок применения Альбома. В остальных случаях наиболее трудоемкая часть работы над Альбомом — это унификация текста. В качестве примера использования табличной формы унифицированного текста можно привести опись дел по личному составу: Название раздела. RU это неограниченное число оценок персонала от руб.

Как оформить альбом форм кадровых документов?

HR-консалтинг Мы помогаем в реализации проектов. Тренинги Список и программы наших тренингов. Управление персоналом Подборка наших статей по управлению персоналом. Трудовой кодекс РФ полный текст в последней редакции. Производственный календарь Производственный календарь , , , , , , , , ,

Здесь представлены образцы кадровых документов: трудовые договоры и (19) · Унифицированные формы кадровых документов, утвержденные.

Какими формами документов пользоваться в организации?

Подпадают ли кадровые унифицированные формы приказ на прием Т-1, на увольнение Т-8 и т. Если да, что в этом случае должна предпринять кадровая служба организации? Упомянутые Вами формы приказа распоряжения о приеме работника на работу форма Т-1 и приказа распоряжения о прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении форма Т-8 относятся к числу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от Действительно, в связи с принятием Федерального закона от В частности, упразднена обязанность применять в учете унифицированные формы первичных документов ч. Однако, по нашему мнению, ныне действующее законодательство не позволяет однозначно ответить на поставленный Вами вопрос. Объясним, почему.

Оформляем альбом унифицированных форм

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Правовой статус руководителя в организации — двойственный. С одной стороны, он руководит организацией и действует в ней как одно из главных лиц, с другой — так же, как и другие работники, получает зарплату, уходит на больничный, в отпуск и т.

Акция месяца 8 88

Кадровые документы: образцы и бланки 2017-2020

Еще опросы о переходе на электронные трудовые книжки. Новые опросы о переходе на электронные трудовые книжки. Время отпуска за свой счет пенсионеру согласовывать с работодателем нужно? Перевод к другому работодателю во время отпуска. Электронные трудовые книжки -

Как сделать альбом кадровых документов?

Акция месяца 8 88 Подскажите как оформить приказ о введении положения кадрового учета. Как сделать альбом кадровых документов. Кадровые документы являются первичными учетными документами. В настоящее время они утверждены Постановлением Госкомстата России от Требования к оформлению данных первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены.

Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо Табеля форм кадровых документов;; Альбома форм кадровых​.

Альбом унифицированных форм кадровых документов: рекомендации по составлению и использованию

Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Журнал "Справочник кадровика". Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:. Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения. Инструкция по кадровому делопроизводству - основной нормативный документ кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений.

С 1 января г. Может ли наша организация продолжать работать с прежними формами из-за компьютерных программ , добавив в них поле для расшифровки подписи? Нужно ли издавать приказ о применении в организации прежних унифицированных форм? Как его правильно составить? Заметим, что не только коммерческие, но и некоммерческие негосударственные организации должны самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов бухгалтерского учета, которыми, в частности, являются приказы по личному составу, предусматривающие какие-либо выплаты работникам заработную плату, отпускные, командировочные, оплату за работу в выходные дни, оплату за выходные например, донорские дни и т. Разумеется, можно продолжать пользоваться теми же формами, которые применялись до г.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно создать и оформить ПРИКАЗ и РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алевтина

    Результат,на хитрую жопу нашелся хитрый х.й.

  2. Ника

    С тесаком нападает на электриков, как ее перевоспитать?